Huishoudelijk Privacy Reglement

 

Logo SC Gameren.jpg

 

 

 

Addendum bij het huishoudelijk reglement van Schietvereniging Het Gulden schot       

d.d. 01-03-2013. Naar aanleiding van de wijziging wet AVG ingaande 25-05-2018.

 

 

Privacy Reglement schietvereniging Het Gulden Schot te Gameren

[ Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming]

 

 

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van schietvereniging Het Gulden Schot omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens zoals geregeld in de certificering van de KNSA.

 

Begrippen:

1.   Het bestuur zijn de leden die zijn gekozen door de leden tijdens de algemene ledenvergadering.

2.   Leden zijn alle betalende leden van de vereniging met een geldig licentie van de KNSA.

3.   Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, email, VOG, inschrijf formulier KNSA.

4.   Onder vereniging wordt verstaan schietvereniging Het Gulden Schot, zoals omschreven in de Statuten.

5.   Bewaartermijn bij de secretaris is zolang de schutter verbonden is aan de vereniging of  één kalenderjaar na uitschrijving in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [ Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]

6.   Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Deze zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing is.

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe verschillende programma’s tot zijn/haar beschikking.

In deze programma’s zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging. Van deze programma’s wordt steeds een back-up gemaakt op een externe schijf welke is beveiligd.

 

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.

 

De persoonsgegevens worden gedeeld met bestuursleden van het dagelijks bestuur.

 

1.   De voorzitter heeft toegang tot achternaam, voornaam, adres, email en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging.

            2.   De penningmeester heeft toegang tot achternaam, voornaam, adres en rekeningnummer.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen verwerken van de financiële administratie van genoemde vereniging.

 

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

Zodra het lid/vereniging zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na één kalenderjaar worden verwijderd uit het  systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

 

 

 

Wat zijn uw rechten:

U hebt het recht schietvereniging Het Gulden Schot te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerken. Schietvereniging Het gulden Schot zal op dit verzoek [schriftelijk/email] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u schietvereniging Het gulden Schot verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

 

 

Inschrijfformulier:

Indien een schutter lid wordt van schietvereniging Het gulden Schot zal men daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder punt 3 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid schietvereniging Het Gulden Schot. Aan de vereniging om een exemplaar van genoemd privacy reglement uit te reiken.

 

Foto’s en video opnames:

Bij activiteiten van schietvereniging Het Gulden Schot kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij activiteiten van schietvereniging Het Gulden Schot. Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon worden gehonoreerd. De vereniging moet vooraf toestemming vragen aan de betreffende persoon.

 

Geluidsopnames:

Door het bestuur worden er geluidsopnames gemaakt van de jaarvergadering. Deze zijn toegankelijk voor de secretaris. Deze informatie dient enkel om een notulen te schrijven.

 

Privacy beleid schietvereniging Het Gulden Schot:

Op de algemene jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

 

Is schietvereniging Het Gulden Schot voor andere website verantwoordelijk via onder andere de advertenties?

De website van schietvereniging Het Gulden Schot kan verwijzingen ( bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op de schietsport. Dit betekent niet automatisch dat schietvereniging Het Gulden Schot verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Schietvereniging Het Gulden Schot is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving van deze derden.

 

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld.

[art. 33.1 van het AVG]

 

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of leden administrateur daarvan een registratie bijhouden.

 

 

 

Functionaris gegevensbescherming:

Als schietverenging zijn wij vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

 

Dit document heet “Privacy Reglement Schietvereniging Het Gulden Schot”en is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van schietvereniging Het Gulden Schot op maandag 04-06-2018

 

 

Getekend te Gameren op 04-06-2018

 

Interim  voorzitter:                                                                                 Penningmeester:           

 R. van Bunnik                                                                                        M. Wijkhuisen